Dalam setiap organisasi atau perusahaan tentunya akan menghasilkan beberapa dokumen-dokumen untuk mendukung jalannya. Arsip menyediakan beberapa informasi penting, berupa bukti rekaman informasi apa saja yang terjadi dan siapa yang bertanggung jawab. Arsip dalam sebuah organisasi atau perusahaan baik dalam bentuk berkas tertulis maupun digital perlu disimpan dengan baik untuk mempermudah pencariannya disaat dibutuhkan dan data tidak sembarangan tercecer. Oleh sebab itu, diperlukan adanya jasa manajemen pengelolaan arsip yang meliputi jasa penyimpanannya. Jasa Penyimpanan box arsip sebaiknya dilakukan secara professional dan disimpan dengan standar keamanan yang sesuai.
Dengan pengelolaan yang dinamis dapat menjamin ketersediaan arsip sekaligus sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan bukti yang sah. Dalam pengelolaan arsip terdapat beberapa cara yang digunakan sesuai dengan kondisi dari suatu perusahaan atau lembaga. Berikut tiga cara pengelolaan arsip yang sering digunakan:
Sentralisasi
Cara pertama yang dilakukan adalah dengan asas pengelolaan arsip sentralisasi. Sentralisasi merupakan pelaksanaan pengelolaan arsip yang dipusatkan pada satu bagian atau divisi tersendiri. Satu unit khusus ini dibentuk untuk menangani dan mengelola dokumen-dokumen, warkat yang juga akan disimpan dalam satu ruangan.
Cara sentralisasi ini dinilai mampu memberikan manfaat yang cukup signifikan dan meningkatkan kinerja pengelolaan arsip, yang terdiri dari poin-poin berikut:
- Untuk tim unit pengelola arsip bisa lebih berkembang dalam keterampilan pengelolaan kearsipan
- Dalam semua divisi kerja bisa terbentuk keseragaman yang terorganisir untuk mengelola prosedur kearsipan
- Membuat satu pintu masuk untuk semua dokumen melalui divisi penanggung jawab
- Meminimalisir kehilangan dokumen, tercecer atau duplikasi dokumen
- Meningkatkan efesiensi dan efektifitas dalam biaya dan waktu dan juga tanggung jawab dan pengawasan
Desentralisasi
Asas desentralisasi merupakan kebalikan dari metode sentralisasi. Pengelolaan arsip dalam metode desentralisasi ini dimana pengelolaan arsip tidak dikelola dengan system yang terpusat pada satu unit atau divisi kerja pada suatu perusahaan atau lembaga. Tetapi dokumen akan disimpan oleh masing-masing divisi kerja dimana dokumen-dokumen itu berasal.
Tujuan dari metode desentralisasi ini agar kegiatan pada setiap unit kerja atau divisi bisa menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan unit kerja masing-masing. Metode ini memiliki beberapa kelebihan dan juga kekurangan sebagai berikut:
- Kelebihannya pertama bisa mempermudah dalam memperoleh sebuah dokumen yang dibutuhkan, tanpa harus pergi ke satu unit khusus terlebih dahulu. Kedua tidak membutuhkan waktu yang lama untuk menemukan dokumen, karena dokumen sudah tersimpan di masing-masing divisi. Dan yang ketiga, sistemnya bisa disesuaikan dengan sistem kerja masing-masing divisi.
- Adapun kekurangannya adalah, akan membutuhkan biaya yang lebih besar dibandingkan dengan metode sentralisasi. Akan sulit dilakukan control secara menyeluruh untuk dokumen-dokumen, karena dokumen terpencar ke beberapa divisi kerja. Dan bisa juga terjadi ketidakseragaman pada prosedur penyimpanan arsip.
Kombinasi (Sentralisasi-Desentralisasi)
Metode ini merupakan kombinasi dari metode sentralisasi dan desentralisasi. Metode ini merupakan solusi untuk menggabungkan kelebihan dan kekurangan dari kedua metode sebelumnya. Kearsipan dipusatkan dan sebagian kecil kearsipannya diselenggarakan sendiri. Setiap divisi bertanggung jawab atas semua dokumen inaktif seluruh unit kerja, sedangkan unit pengelolah bertanggung jawab atas masing-masing arsip unit kerja.